คู่มือการใช้งาน GovDoc Builder
สำหรับเจ้าหน้าที่

บทที่ ๑ รู้จัก GovDoc Builder พื้นฐาน

GovDoc Builder คือ “เครื่องมือร่าง” หนังสือราชการบนหน้าเว็บ ช่วยจัดรูปแบบให้ถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ให้เราใส่ใจแค่เนื้อหา

ระบบทำอะไรได้บ้าง

• หนังสือ ๕ ชนิด: หนังสือภายนอก · บันทึกข้อความ · หนังสือประทับตรา · คำสั่ง · ประกาศ
• แม่แบบเนื้อหา ๑๖ แบบ เช่น ตอบกลับ นำส่งเอกสาร เชิญประชุม ขออนุมัติ — ระบบเติมโครง ๓ ภาค (เหตุ–ความประสงค์–สรุป) ให้ทันที
• ดูตัวอย่างกระดาษ A4 ขณะพิมพ์ ครุฑ ระยะขอบ ฟอนต์ TH Sarabun New ตรงแบบ ตัดคำและกระจายบรรทัดแบบไทย
• ตรวจตามระเบียบอัตโนมัติ เช่น คำขึ้นต้น–ลงท้ายไม่เข้ากับผู้รับ การเว้นวรรคชื่อ–สกุล ช่องที่ยังไม่กรอก พร้อมปุ่ม “แก้ให้”
• AI ช่วยร่าง ผ่าน Claude, ChatGPT หรือ Gemini ที่ใช้อยู่แล้ว (ระบบสร้างคำสั่งให้ ไม่ส่งข้อมูลออกไปเอง)
• ส่งออก เป็น PDF (พิมพ์) และไฟล์ Word (.docx) ที่ฝังฟอนต์ไว้แล้ว · ใส่ QR Code สิ่งที่ส่งมาด้วยได้
• บัญชีเจ้าหน้าที่ (ถ้าหน่วยงานเปิดใช้) เก็บเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ เปิดได้ทุกเครื่อง แชร์ให้เพื่อนร่วมงาน และมีแม่แบบของตัวเอง

สิ่งที่ระบบไม่ได้ทำ

• ไม่ลงนามอิเล็กทรอนิกส์ และไม่ได้เป็นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบฯ
• ไม่ได้รับรองว่าเนื้อหาถูกต้องตามข้อเท็จจริง — ผู้ร่างต้องอ่านทวนทุกครั้ง

ใช้งานได้ ๒ แบบ

บทที่ ๒–๗ ใช้ได้กับทั้ง ๒ แบบ ส่วนบทที่ ๘ สำหรับผู้ที่มีบัญชี

สิ่งที่ต้องเตรียม

• คอมพิวเตอร์ Windows (หรือ Ubuntu / macOS) กับเบราว์เซอร์ Google Chrome หรือ Microsoft Edge รุ่นปัจจุบัน — ใช้บนมือถือได้ (บทที่ ๙) แต่เหมาะกับการตรวจดูมากกว่า
• ที่อยู่เว็บของระบบ ซึ่งผู้ดูแลแจ้ง เช่น https://<โดเมนของหน่วยงาน>/govdoc/
• ไม่ต้องติดตั้งฟอนต์ก่อน — ระบบโหลดฟอนต์ TH Sarabun New มาเอง (ถ้าจะแก้ไฟล์ Word ต่อในเครื่อง ดูหัวข้อ ฟอนต์)

บทที่ ๒ หน้าหลักและการเลือกชนิดหนังสือ พื้นฐาน

ส่วนต่าง ๆ ของหน้าหลัก

1. 1 ＋ สร้างหนังสือใหม่ — เริ่มร่างผ่านตัวช่วยสร้าง ๒ ขั้น
2. 2 สร้างหนังสือราชการจากระบบช่วยเหลือ (Wizard) — กล่องใหญ่ด้านบน ตอบแบบสอบถามสั้น ๆ ให้ระบบเลือกชนิดหนังสือและแม่แบบให้ (ดูหัวข้อ “ระบบช่วยเหลือ” ด้านล่าง)
3. 3 เลือกแม่แบบการสร้างหนังสือราชการ — การ์ดแม่แบบที่ใช้บ่อย ๕ แบบ (ตอบกลับ · นำส่งเอกสาร · แจ้งเพื่อทราบ · ขออนุมัติ · เชิญประชุม) คลิกแล้วเข้าหน้าร่างทันที ข้ามตัวช่วยสร้าง
4. 4 🔐 เข้าสู่ระบบ — สำหรับผู้ที่มีบัญชี (ไม่แสดงถ้าเปิดจากไฟล์ในเครื่อง)

1. 1 ช่องค้นหาตามเรื่องหรือผู้รับ
2. 2 ⬇ ส่งออก CSV และ 3 ⬆ นำเข้า CSV — สำรองหรือย้ายร่างทั้งชุด (บทที่ ๗)
3. 4 แท็บที่เก็บเอกสาร — ผู้ใช้ทั่วไปเห็นเฉพาะ 💻 สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป(ไม่ได้ Login) ผู้มีบัญชีจะเห็นเพิ่ม ☁️ และ 👥

ระบบช่วยเหลือ (Wizard): ตอบแบบสอบถามแล้วให้ระบบเลือกให้

เหมาะกับตอนที่ยังไม่แน่ใจว่าควรใช้หนังสือชนิดไหน — ใช้ได้ทั้งผู้ใช้งานทั่วไปและผู้ที่ Login กดกล่อง เริ่มตอบคำถาม › ที่หน้าหลัก แล้วตอบทีละข้อ ฝั่งขวามือ (บนมือถือคือด้านล่าง) มีกล่อง “ระบบจะเลือกให้” แสดงผลสดว่าได้ชนิดหนังสือ แม่แบบ และฐานะผู้รับอะไร พร้อมเหตุผลและคำเตือน

กด Submit — สร้างหนังสือ › ระบบเปิดหน้าร่างที่ใกล้เคียงที่สุดให้ พร้อมข้อความที่ตอบไว้ ส่วนที่ยังไม่ทราบจะเป็นช่องสีเหลือง [[…]] ให้เติมจนสมบูรณ์ · ถ้าติ๊ก “เปิดแท็บ AI ช่วยร่าง” ใน “ตัวเลือกเพิ่มเติม” ระบบจะเปิดแท็บ AI ให้ต่อทันที

เลือกชนิดหนังสือให้ถูก

เลือกลักษณะเนื้อหา (แม่แบบ)

แม่แบบแต่ละแบบเติมโครงเนื้อความและประโยคปิดท้ายที่เหมาะกับ ความสัมพันธ์ กับผู้รับ (ผู้บังคับบัญชา / หน่วยงานระดับเดียวกัน / หน่วยใต้บังคับบัญชา) ให้อัตโนมัติ — รายชื่อแม่แบบทั้งหมดอยู่ใน ภาคผนวก ค

บทที่ ๓ จับมือทำ: ร่างหนังสือฉบับแรก พื้นฐาน

รู้จักหน้าร่างหนังสือ

1. เริ่มร่าง — หน้าหลัก › ＋ สร้างหนังสือใหม่ › หนังสือภายนอก › แม่แบบ ตอบกลับ / ตอบรับ

1. 1 แถบเครื่องมือ — บันทึก ตรวจตามระเบียบ Edit Mode เมนูไฟล์ Word พิมพ์
2. 2 แท็บฟอร์ม ด้านซ้าย: หัวหนังสือ · ผู้รับ · เนื้อความ · ผู้ลงนาม · AI ช่วยร่าง · ตรวจ
3. 3 กระดาษตัวอย่าง A4 ด้านขวา — เปลี่ยนทันทีที่พิมพ์ในฟอร์ม · ปุ่ม − ＋ และ “พอดีจอ” ใช้ย่อ/ขยาย
4. 4 แถบสถานะ — จำนวนหน้า · ช่องที่ต้องเติม · จำนวนจุดที่ควรแก้ · เวลาบันทึกล่าสุด

ขั้นที่ ๑ กรอกข้อมูลหนังสือต้นเรื่อง (แท็บผู้รับ)

1. คลิกแท็บ ผู้รับ แล้วเลือกผู้รับจาก “เลือกจากสมุดผู้รับ” เช่น นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดแพร่ — ระบบเติมคำขึ้นต้น “เรียน” คำลงท้าย และความสัมพันธ์ให้
2. เลื่อนลงที่กล่อง “ข้อมูลหนังสือต้นเรื่อง” กรอก ส่วนราชการผู้ส่ง 1 เลขที่ ลงวันที่ เรื่อง 2 และสาระที่ต้นเรื่องขอ (พิมพ์เลขอารบิกได้ ระบบแปลงเป็นเลขไทยให้)
3. กด ⤵ เติมให้อัตโนมัติ 3 — ระบบสร้าง “อ้างถึง” ภาคเหตุ “ตามหนังสือที่อ้างถึง…” และเรื่อง (ใช้เรื่องเดิมของต้นเรื่อง) ให้

ขั้นที่ ๒ ตรวจหัวหนังสือ (แท็บหัวหนังสือ)

• ที่ — ระบบใส่รหัสหน่วยงาน “พร ๐๘๓๓/” ไว้ให้ ไม่ต้องเติมเลขทะเบียนส่ง (ลงใน Smart Office) · ถ้าเป็นหนังสือเวียน ติ๊ก “หนังสือเวียน” ระบบเติม “ว” ให้
• เรื่อง — หนังสือตอบใช้เรื่องเดิมของต้นเรื่อง · เรื่องใหม่ให้สั้นที่สุดแต่ได้ใจความ
• วันที่ — หนังสือภายนอกมักเว้นวันที่ไว้ลงหลังลงนาม (ระบบเว้นที่ว่างหน้าเดือนให้)

ขั้นที่ ๓ สิ่งที่ส่งมาด้วย

1. แท็บ ผู้รับ › ส่วน “สิ่งที่ส่งมาด้วย” พิมพ์ชื่อเอกสาร 1 และจำนวน (เช่น ๑ ชุด) · กด ＋ เพิ่มรายการ ถ้ามีหลายรายการ ระบบใส่เลข ๑. ๒. ให้เอง

ขั้นที่ ๔ เนื้อความ (แท็บเนื้อความ)

• พิมพ์ต่อกันได้เลย ไม่ต้องเคาะเว้นวรรคย่อหน้า — ระบบย่อหน้า ๒.๕ ซม. และกระจายบรรทัดแบบไทยให้
• ปุ่มที่หัวย่อหน้า: ↑ ↓ ย้ายลำดับ · ＋ แทรกย่อหน้าใหม่ · ✕ ลบ · ช่องเลือกรูปแบบย่อหน้า (ย่อหน้าปกติ / ข้อย่อย ๑. ๒. / หัวข้อ / ไม่เยื้อง / รายชื่อ (แท็บ))
• ภาคสรุป — ระบบเลือกประโยคตามความสัมพันธ์ เช่น ถึงผู้บังคับบัญชาใช้ “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ” · กด ↻ ใช้ประโยคตามแม่แบบ + ความสัมพันธ์ ถ้าเปลี่ยนผู้รับ

ขั้นที่ ๕ ผู้ลงนามและส่วนท้าย (แท็บผู้ลงนาม)

• เลือกผู้ลงนาม จากรายการ หรือพิมพ์เอง ในวงเล็บ เว้น ๒ ช่องระหว่างชื่อกับนามสกุล เช่น (นายวีรพงษ์ ชมภูมิ่ง)
• ตำแหน่ง บรรทัดละ ๑ ตำแหน่ง · ลงนามแทน กดปุ่ม + ปฏิบัติราชการแทน หรือ + รักษาราชการแทน
• ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และโทร. ท้ายหนังสือ — เบอร์หน่วยงาน ๐ ๕๔๕๐ ๖๐๓๐

ขั้นที่ ๖ บันทึก

1. กด 💾 บันทึก หรือ Ctrl + S — หนังสือใหม่ยังไม่ถูกเก็บจนกว่าจะกดบันทึก (แถบล่างจะเตือน “ยังไม่ได้บันทึก”) หลังกดบันทึกครั้งแรก ระบบจะบันทึกอัตโนมัติเมื่อหยุดพิมพ์ ถ้าเปิดดูเฉย ๆ แล้วออก จะไม่มีเอกสารเพิ่มขึ้นในรายการ ถ้าแก้แล้วออกโดยไม่บันทึก ระบบจะถามก่อน
2. ร่างจะไปอยู่ที่หน้าหลัก › เอกสารของฉัน กลับมาแก้ต่อได้ทุกเมื่อ

ขั้นต่อไป: ตรวจตามระเบียบ (บทที่ ๕) แล้วพิมพ์หรือดาวน์โหลด Word (บทที่ ๖)

บทที่ ๔ ให้ AI ช่วยร่าง ใช้งานประจำ

ระบบไม่ได้เชื่อม AI เอง แต่จะ “เขียนคำสั่ง (Prompt)” ที่ครบเงื่อนไขระเบียบให้เรานำไปวางใน Claude, ChatGPT หรือ Gemini ที่เปิดใช้อยู่ แล้วนำคำตอบกลับมาใส่หนังสือด้วยการคลิกเดียว

ขั้นที่ ๑ ใส่วัตถุดิบ

1. คลิกแท็บ AI ช่วยร่าง (แท็บสีชมพู)
2. ช่อง “ข้อมูลประกอบ / หนังสือต้นเรื่อง” 2 วางข้อความจากหนังสือต้นเรื่อง (คัดลอกจาก PDF หรือ Smart Office) หรือพิมพ์ประเด็นสั้น ๆ เช่น ตัวเลขผลงาน กำหนดส่ง
3. ติ๊ก “ปกปิดชื่อบุคคลใน Prompt” 3 ไว้เสมอ — ระบบเปลี่ยนชื่อคนเป็น [บุคคล ก] [บุคคล ข] ก่อนส่ง แล้วคืนชื่อจริงตอนนำผลกลับมา

ขั้นที่ ๒ สร้าง Prompt แล้ววางใน AI

เลือกปุ่มตามงาน:

1. กดปุ่มที่ต้องการ — ระบบคัดลอก Prompt ลงคลิปบอร์ดให้ (มีข้อความแจ้งมุมล่าง)
2. เปิด Claude (claude.ai), ChatGPT (chatgpt.com) หรือ Gemini (gemini.google.com) ในแท็บใหม่ แล้วกด Ctrl + V วาง แล้วส่ง
3. รอ AI ตอบ — คำตอบจะมีบล็อกที่ขึ้นต้นด้วย ```json

ขั้นที่ ๓ นำผลกลับมาใส่หนังสือ

1. ใน AI กดปุ่มคัดลอกคำตอบ (หรือคลุมดำทั้งหมด) แล้ววางในช่อง “วางคำตอบของ AI” — วางทั้งข้อความก็ได้ ระบบหาบล็อก json เอง
2. กด ⤵ นำผลมาใส่ในหนังสือ
3. อ่านกล่องสรุปสีเขียว 1 ว่าช่องไหนถูกเปลี่ยน และ ข้อสังเกตจาก AI แล้วตรวจกระดาษ 2

บทที่ ๕ ตรวจตามระเบียบ และ Edit Mode ใช้งานประจำ

ตรวจตามระเบียบ

1. กด ✔ ตรวจตามระเบียบ 1 — ระบบเปิดแท็บ ตรวจ แสดงรายการ 2
2. คลิกที่รายการเพื่อกระโดดไปยังช่องที่ต้องแก้
3. รายการที่มีปุ่ม แก้ให้ ระบบแก้ได้เอง · มีหลายรายการกด ✨ แก้ที่แก้ได้ทั้งหมด 3

Edit Mode — แก้บนกระดาษโดยตรง

ใช้เมื่อต้องการจัดตัดบรรทัดหรือแก้คำเล็กน้อยก่อนพิมพ์ เช่น ไม่อยากให้ชื่อหน่วยงานถูกตัดข้ามบรรทัด

1. กด ✎ Edit Mode แล้วคลิกบนกระดาษเพื่อพิมพ์แก้
2. แก้เสร็จกด 🖨 พิมพ์ / PDF ได้ทันที

บทที่ ๖ พิมพ์ PDF และดาวน์โหลด Word ใช้งานประจำ

พิมพ์ หรือบันทึกเป็น PDF

1. กด 🖨 พิมพ์ / PDF — ถ้ายังมีช่องสีเหลืองหรือข้อผิดพลาด ระบบเตือนก่อน เลือกพิมพ์ต่อหรือกลับไปแก้ได้
2. หน้าต่างพิมพ์ของ Chrome/Edge: ปลายทาง เลือกเครื่องพิมพ์ หรือ “บันทึกเป็น PDF”
3. ตรวจการตั้งค่า (กด “การตั้งค่าเพิ่มเติม”): ขนาดกระดาษ A4 · ระยะขอบ ค่าเริ่มต้น · มาตราส่วน ค่าเริ่มต้น (๑๐๐) · ไม่ติ๊ก “ส่วนหัวและส่วนท้าย” · ติ๊ก “กราฟิกพื้นหลัง” ถ้าต้องการตราสีของหนังสือประทับตรา
4. กด พิมพ์ หรือ บันทึก

แชร์ PDF ทาง LINE หรือโซเชียลอื่น (มือถือ/แท็บเล็ต)

ไม่ต้องพิมพ์ — กดครั้งเดียวระบบสร้างไฟล์ PDF ขนาด A4 จากกระดาษตัวอย่าง แล้วส่งต่อให้ LINE, Messenger, อีเมล, Google Drive ฯลฯ ได้เลย ใช้ได้ทั้งผู้ใช้ทั่วไปและผู้ที่ Login

1. เปิดหนังสือที่ร่างไว้ แล้วกด 📤 แชร์ PDF ปุ่มสีเขียวชิดขวาสุดของแถบเครื่องมือ (มือถือ/แท็บเล็ต) · บนคอมพิวเตอร์ใช้เมนู ⋯ ไฟล์ › “แชร์ PDF (LINE ฯลฯ)” — ถ้ายังมีช่องสีเหลืองหรือข้อผิดพลาด ระบบเตือนก่อน เลือก แชร์ต่อ หรือ กลับไปแก้
2. รอสร้างไฟล์สักครู่ (ปกติไม่ถึง ๑๐ วินาที หนังสือหลายหน้าจะนานขึ้นเล็กน้อย)
3. ตรวจ ชื่อไฟล์ ในช่องที่ระบบตั้งให้ — ระบบใช้ เลขที่หนังสือ-วัน เดือนปี เช่น พร ๐๘๓๓.๑-๕๒๕-๕ ตุลาคม๖๙ (ถ้าเลขที่หรือวันที่ยังไม่ครบ จะใช้ชื่อเรื่องแทน) แก้ชื่อเองได้ก่อนส่ง
4. กด 📤 แชร์ไฟล์ (LINE ฯลฯ) → เลือกแอป เช่น LINE แล้วเลือกคนหรือกลุ่มที่จะส่ง
5. ถ้าเบราว์เซอร์ไม่มีปุ่มแชร์ไฟล์ (เช่น เบราว์เซอร์ที่ติดมากับมือถือบางยี่ห้อ) ให้กด 🔗 ส่งเป็นลิงก์ (LINE ฯลฯ) › 💬 ส่งลิงก์ทาง LINE › เลือกแชท — ผู้รับกดลิงก์แล้วจะเห็นหน้าเล็ก ๆ ที่มีปุ่ม ⬇ ดาวน์โหลดไฟล์ PDF · 📤 แชร์ต่อ · 👁 เปิดดูเอกสาร (ใช้ได้แม้เปิดในแอป GovDoc ที่ติดตั้งไว้) · ลิงก์ใช้ได้ ๒๔ ชั่วโมง แล้วระบบลบไฟล์ให้เอง (มีปุ่ม “คัดลอกลิงก์” ไว้วางในแอปอื่นด้วย)
6. หรือเปิดหน้าเว็บนี้ด้วย Chrome เพื่อแชร์เป็นไฟล์โดยตรง · ถ้าเครื่องไม่มีหน้าต่างแชร์ (เช่น เปิดบนคอมพิวเตอร์) กด ⬇ ดาวน์โหลด PDF แทน แล้วแนบไฟล์เองได้

ดาวน์โหลดไฟล์ Word (.docx)

1. กด 📄 Word — ครั้งแรกรอ ๒–๓ วินาที (ระบบโหลดเครื่องมือสร้างไฟล์)
2. ไฟล์ชื่อ <ชนิด>-<เรื่อง>.docx จะอยู่ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลด เปิดด้วย Microsoft Word, LibreOffice หรือ WPS ได้
3. ใช้แก้ต่อ เสนอแฟ้ม หรือแนบเข้า Smart Office

• ช่องสีเหลือง [[…]] จะเป็น ไฮไลต์สีเหลือง ในไฟล์ Word ให้ค้นแก้ได้ง่าย
• ฟอนต์ TH Sarabun New ฝังมาในไฟล์ — เปิดเครื่องที่ไม่มีฟอนต์ก็ยังถูกแบบ (ไฟล์ใหญ่ขึ้นราว ๐.๓ MB) ปิดได้ที่แท็บผู้ลงนาม › ไฟล์ Word
• ต้องการติดตั้งฟอนต์ในเครื่อง: เมนู ⋯ ไฟล์ › 🔤 ดาวน์โหลดฟอนต์ TH Sarabun New แตกไฟล์ zip › คลิกขวาไฟล์ .ttf › Install for all users (Windows) · บน Ubuntu ดับเบิลคลิกไฟล์ .ttf › Install

QR Code สิ่งที่ส่งมาด้วย

แทนการแนบเอกสารจำนวนมาก ให้อัปโหลดไฟล์ไว้ใน Google Drive / Sheets แล้วใส่ลิงก์ ระบบสร้าง QR Code ขนาด ๓ × ๓ ซม. วางมุมซ้ายล่างเหนือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

1. ใน Google Drive คลิกขวาไฟล์ › แชร์ › “ทุกคนที่มีลิงก์” (ผู้มีสิทธิ์ดู) › คัดลอกลิงก์
2. แท็บ ผู้รับ › “QR Code สิ่งที่ส่งมาด้วย” วางลิงก์ · ใส่ข้อความใต้ QR (ถ้าต้องการ)
3. ติ๊ก “เติมประโยค ทั้งนี้ สามารถดาวน์โหลดสิ่งที่ส่งมาด้วยได้ที่…” ถ้าต้องการให้มีประโยคในเนื้อความ
4. ทดสอบสแกนด้วยมือถือก่อนพิมพ์จริง

บทที่ ๗ จัดเก็บ สำรอง และย้ายร่าง (JSON / CSV) ใช้งานประจำ

ตั้งชื่อเรียกในรายการ (✏️)

ชื่อในคอลัมน์ “เรื่อง” ของ เอกสารของฉัน มาจากเรื่องของหนังสือ ซึ่งบางครั้งยาวมาก — กดรูป ✏️ ท้ายชื่อ แล้วพิมพ์ชื่อสั้น ๆ ที่จำง่าย เช่น “ส่งผลงานผู้สูงอายุ Q4” แล้วกด บันทึกชื่อ

• ไม่เปลี่ยนเรื่องในหนังสือ — เป็นชื่อที่ใช้ดูในรายการเท่านั้น (ชี้เมาส์ที่ชื่อจะเห็นเรื่องเต็ม) · ค้นหาได้ทั้งชื่อเรียกและเรื่องเดิม
• เว้นช่องว่างแล้วบันทึก = กลับไปใช้เรื่องของหนังสือ · กด “ทำซ้ำ” ฉบับใหม่จะใช้เรื่องเดิม (ไม่คัดลอกชื่อเรียก)
• ใช้ได้ทั้งร่างในเครื่อง และเอกสารบน Cloud (แก้ได้เฉพาะเอกสารของตัวเอง)

ส่งออก CSV

1. หน้าหลัก เลือกแท็บที่ต้องการ (ผู้ใช้ทั่วไปมีแท็บเดียว) — พิมพ์คำค้นก่อนได้ถ้าต้องการบางฉบับ
2. กด ⬇ ส่งออก CSV ได้ไฟล์เช่น GovDoc-ร่างในเครื่อง-25691001.csv

แก้ใน Excel แล้วนำเข้า

ไฟล์มีหัวคอลัมน์ภาษาอังกฤษ (แถวที่ ๑) และคำอธิบายภาษาไทย (แถวที่ ๒ ขึ้นต้นด้วย #) แก้คอลัมน์ที่อ่านง่ายได้ เช่น subject (เรื่อง) to (ผู้รับ) body (เนื้อความ — ย่อหน้าคั่นด้วยบรรทัดว่าง) แล้วบันทึกเป็น CSV

1. กด ⬆ นำเข้า CSV เลือกไฟล์
2. ระบบแจ้งจำนวนที่นำเข้า และแถวที่มีปัญหา (ถ้ามี)

บทที่ ๘ ใช้งานด้วยบัญชีเจ้าหน้าที่ ใช้งานประจำ

บัญชีผู้ใช้ทำให้เอกสารอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของหน่วยงาน เปิดได้ทุกเครื่อง แชร์ให้เพื่อน มีแม่แบบและค่าเริ่มต้นของตัวเอง — ผู้ดูแลระบบเป็นผู้สร้างบัญชีให้ (ไม่มีหน้าสมัครเอง)

เข้าสู่ระบบครั้งแรก

1. รับ ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่านชั่วคราว จากผู้ดูแลระบบ
2. กด 🔐 เข้าสู่ระบบ มุมขวาบน กรอกชื่อผู้ใช้ 1 รหัสผ่าน 2 แล้วกด เข้าสู่ระบบ 3
3. ระบบให้ ตั้งรหัสผ่านใหม่ของตัวเอง ทันที — อย่างน้อย ๘ ตัว มีทั้งตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลข

จดจำการเข้าสู่ระบบ (๓๐ วัน)

ในหน้าต่างเข้าสู่ระบบมีช่อง ☑ จดจำการเข้าสู่ระบบ (๓๐ วัน) — ติ๊กแล้วเมื่อปิดเบราว์เซอร์หรือกลับมาวันหลัง ระบบจะเข้าให้เองโดยไม่ต้องกรอกรหัสผ่านใหม่ อายุนับต่อจากครั้งล่าสุดที่เปิดใช้ (ไม่ได้เปิดเกิน ๓๐ วันจึงต้อง login ใหม่)

• ติ๊กเฉพาะเครื่องของตัวเอง (มือถือส่วนตัว คอมพิวเตอร์ประจำตัว) — ห้ามติ๊กบนเครื่องสาธารณะหรือเครื่องที่ใช้ร่วมกัน
• กด 🚪 ออกจากระบบ เมื่อไรการจดจำบนเครื่องนั้นถูกยกเลิกทันที
• เปลี่ยนรหัสผ่าน หรือผู้ดูแลระบบรีเซ็ตรหัส/ปิดบัญชี → เครื่องอื่นที่เคยจดจำไว้ต้อง login ใหม่

ติดตั้งไอคอนไว้บนหน้าจอมือถือ (เฉพาะผู้ที่ Login)

เป็นการสร้าง ไอคอนทางลัด บนหน้าจอโฮมของมือถือ/แท็บเล็ต แตะแล้วเปิดระบบนี้ได้ทันที เหมือนแอป (ไม่ใช่แอปที่ต้องโหลดจากร้านค้า) · ปุ่มติดตั้งปรากฏเฉพาะเมื่อ Login แล้ว

1. เปิดระบบบนมือถือ แล้ว เข้าสู่ระบบ
2. กดปุ่ม ติดตั้ง ในกล่อง “📲 ติดตั้งไอคอนไว้บนมือถือ” บนหน้าหลัก (หรือเมนูชื่อของตน › 📲 ติดตั้งไอคอนบนมือถือ)
3. Android (Chrome): กด “ติดตั้ง” ในหน้าต่างที่เบราว์เซอร์แสดง · iPhone/iPad (Safari): ระบบแสดงขั้นตอน — แตะปุ่ม แชร์ › เพิ่มไปยังหน้าจอโฮม › เพิ่ม
4. ต่อไปแตะไอคอน GovDoc บนหน้าจอ: ถ้าเคยติ๊ก “จดจำการเข้าสู่ระบบ” จะเข้าหน้าหลักทันที · ถ้ายังไม่เคย/ครบ ๓๐ วันแล้ว จะเห็นหน้าเข้าสู่ระบบ (ติ๊กช่องจดจำไว้ให้แล้ว) กรอกครั้งเดียวก็ใช้ต่อได้

เมนูผู้ใช้

• 🧩 ค่าเริ่มต้นของฉัน — ผู้ลงนาม ส่วนราชการ เบอร์ติดต่อ สมุดผู้รับของฉัน
• ⭐ แม่แบบของฉัน — ใช้ แชร์ เลิกแชร์ ลบแม่แบบ
• ✍️ ลายเซ็นของฉัน (PNG) — อัปโหลดไฟล์ลายเซ็นไว้ที่ Cloud (ดูหัวข้อถัดไป)
• 🔑 เปลี่ยนรหัสผ่าน · 🚪 ออกจากระบบ

ลายเซ็น PNG และเลขที่หนังสือแบบลายมือ (เฉพาะผู้ที่ Login)

สองอย่างนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อ Login ด้วยบัญชีเจ้าหน้าที่ — ผู้ใช้ทั่วไป (ไม่ Login) จะไม่เห็นตัวเลือก และหนังสือที่เปิดโดยไม่ Login จะพิมพ์เป็นแบบปกติ

อัปโหลดลายเซ็น (ทำครั้งเดียว เก็บได้ ๓ ภาพ)

1. คลิกชื่อของตนมุมขวาบน → ✍️ ลายเซ็นของฉัน (PNG)
2. มี ๓ ช่อง — เลือกไฟล์ .png ในช่องที่ต้องการ (พื้นโปร่งใสดีที่สุด) · ถ้าเป็นภาพสแกนพื้นสีขาว ให้ติ๊ก ทำพื้นขาวให้โปร่งใส · ปุ่ม ลบ ใช้ลบภาพในช่องนั้น
3. กด บันทึก — ระบบตัดขอบว่างและย่อขนาดให้เอง

แทรกลายเซ็นในหนังสือ แล้วลากวางที่ใดก็ได้

1. เปิดหนังสือของเรา → แท็บ ผู้ลงนาม → ส่วน “ลายเซ็น (PNG)” จะแสดงลายเซ็นที่อัปโหลดไว้ — กด ＋ แทรก ใต้ภาพที่ต้องการ
2. ลายเซ็นจะถูกวางเหนือชื่อผู้ลงนามให้ก่อน แล้ว ลากด้วยเมาส์ (หรือนิ้วบนจอสัมผัส) ไปวางจุดไหนของหน้ากระดาษก็ได้ · ลากข้ามไปหน้าอื่นได้
3. ลาก มุมสีน้ำเงิน ที่มุมขวาล่างเพื่อปรับขนาด (หรือใช้แถบขนาดในฟอร์ม) · กด ✕ สีแดงที่มุมขวาบน หรือเลือกภาพแล้วกดปุ่ม Delete เพื่อลบ
4. แทรกได้หลายจุดในหนังสือฉบับเดียว (เช่น ลายเซ็นผู้ลงนาม + ลายเซ็นกำกับแก้ไข) สูงสุด ๑๒ จุด

เลขที่หนังสือแบบลายมือ

แท็บ หัวหนังสือ → ติ๊ก เติมเลขท้ายเลขที่หนังสือด้วยฟอนต์ลายมือ — ส่วนหน้าเครื่องหมาย “/” เช่น “พร ๐๘๓๓/” ยังเป็นตัวพิมพ์ตามเดิม ส่วน เลขหลัง “/” (เช่น ๓๐๒) จะเป็นฟอนต์ลายมือ (Mali) สีน้ำเงิน ขนาดเท่าตัวพิมพ์ — เหมือนใช้ปากกาน้ำเงินเติมเลขด้วยมือ · ใช้ได้กับหนังสือภายนอก บันทึกข้อความ และหนังสือประทับตรา · ทั้งหน้าจอ พิมพ์ PDF และ Word (ระบบฝังฟอนต์ให้ในไฟล์) · ยังไม่ได้พิมพ์เลขหลัง “/” = ไม่มีส่วนลายมือ

ตั้งค่าเริ่มต้นของฉัน (ทำครั้งเดียว ประหยัดเวลาทุกฉบับ)

1. เมนูผู้ใช้ › 🧩 ค่าเริ่มต้นของฉัน
2. กรอกผู้ลงนามที่ใช้บ่อย ตำแหน่ง (บรรทัดละตำแหน่ง) ส่วนราชการของงานตนเอง โทร. อีเมล — ช่องที่เว้นว่างจะใช้ค่าของหน่วยงาน
3. ถ้าเปิดหนังสือที่ถูกต้องอยู่แล้ว กด ⤵ ใช้ค่าจากหนังสือที่เปิดอยู่ ดึงค่ามาได้เลย
4. กด บันทึก — มีผลกับ หนังสือที่สร้างใหม่ ตั้งแต่นี้ไป

ที่เก็บเอกสาร ๓ แท็บ

ย้ายร่างเก่าในเครื่องขึ้น Cloud

กด ⤴ ย้ายร่างทั้งหมดในเครื่องนี้ ขึ้น Cloud › ยืนยัน — ร่างที่ย้ายสำเร็จจะถูกลบออกจากเบราว์เซอร์และไปอยู่ใน ☁️ สำหรับ User (ข้อมูลเก็บที่ Cloud)

ร่างหนังสือเมื่อ login แล้ว

• หนังสือใหม่ ยังไม่ถูกเก็บ จนกว่าจะกด ☁️ บันทึก (หรือ Ctrl + S) · หลังบันทึกครั้งแรก ระบบบันทึกอัตโนมัติขณะพิมพ์
• ค่าเริ่มต้นของฉัน (ผู้ลงนาม ส่วนราชการ ฯลฯ) ถูกเติมให้อัตโนมัติ
• ถ้าเน็ตหลุดขณะบันทึก ระบบแจ้งเตือนและเก็บสำรองในเบราว์เซอร์ไว้ก่อน

แชร์เอกสาร

1. ในหน้าร่างมีสวิตช์ ส่วนตัว/แชร์ ที่แถบด้านบน — กดด้าน 👥 แชร์
2. ยืนยัน 👥 แชร์ให้ทุกคน — เอกสารจะถูกบันทึกขึ้น Cloud พร้อมกัน · กดด้าน 🔒 ส่วนตัว เพื่อกลับเป็นส่วนตัว

เปิดเอกสารที่คนอื่นแชร์

เอกสารของคนอื่น แก้ไม่ได้ (ป้องกันงานของเพื่อนเสีย) แต่พิมพ์ ดาวน์โหลด Word และ ทำซ้ำเป็นของฉัน ได้ — สำเนาที่ได้เป็นเอกสารส่วนตัวของเรา แก้ได้อิสระ

ประวัติการแก้ไข

• ระบบเก็บฉบับเดิมทุกครั้งที่กด ☁️ บันทึก เอง และทุก ๑๐ นาทีขณะแก้ไข — เก็บล่าสุด ๓๐ ฉบับ
• กด นำกลับมา — ฉบับปัจจุบันจะถูกเก็บในประวัติก่อน จึงย้อนกลับได้อีก

แม่แบบของฉัน

หนังสือที่ทำซ้ำทุกเดือน/ทุกไตรมาส (เชิญประชุมคณะกรรมการ รายงานประจำเดือน) เก็บเป็นแม่แบบไว้ ครั้งหน้าแก้แค่วันที่

1. เปิดหนังสือที่สมบูรณ์แล้ว › ⋯ ไฟล์ › ⭐ บันทึกเป็นแม่แบบของฉัน
2. ตั้งชื่อ คำอธิบาย · ติ๊ก “แชร์ให้เจ้าหน้าที่ทุกคนใช้ได้” ถ้าเป็นงานของทีม · คงติ๊ก “ล้างวันที่และเลขที่หนังสือออก” ไว้
3. ครั้งหน้า: ＋ สร้างหนังสือใหม่ › เลือกชนิด › แม่แบบจะอยู่ส่วน “แม่แบบของฉัน / ที่แชร์” (หรือที่หน้าหลักใต้แม่แบบที่ใช้บ่อย)

ลบแม่แบบ

การ์ดแม่แบบของฉัน (ทั้งที่หน้าหลักและในตัวช่วยสร้าง) มีปุ่ม 🗑 ลบ ที่มุมล่างขวา กดแล้วยืนยันอีกครั้ง — เอกสารที่เคยสร้างจากแม่แบบนั้นไม่ถูกลบ (หรือลบได้จากเมนูผู้ใช้ › ⭐ แม่แบบของฉัน)

บทที่ ๙ ใช้งานบนมือถือและแท็บเล็ต ใช้งานประจำ

• จอเล็กจะแสดงทีละส่วน ใช้แถบ กรอก / ดูตัวอย่าง สลับ
• เหมาะกับ: ตรวจร่างที่ทำไว้ แก้คำผิดเล็กน้อย เปิดเอกสารที่เพื่อนแชร์ (ต้อง login)
• ส่ง PDF ให้ LINE / โซเชียลได้จากมือถือ ด้วยปุ่ม 📤 แชร์ PDF (ดูบทที่ ๖) · ผู้ที่ Login ติดตั้งไอคอนไว้บนหน้าจอได้ (ดูบทที่ ๘)
• การดาวน์โหลด Word บนมือถือทำได้ แต่การจัดรูปแบบละเอียดแนะนำทำบนคอมพิวเตอร์

บทที่ ๑๐ เทคนิคขั้นสูง ขั้นสูง

ลำดับงานที่แนะนำกับ Smart Office

ลูกเล่นในเนื้อความ

• จำนวนเงิน + คำอ่าน — แท็บเนื้อความ › เครื่องมือ › พิมพ์ 12500 คลิกในย่อหน้าที่ต้องการ › แทรกในย่อหน้า ได้ “๑๒,๕๐๐ บาท (หนึ่งหมื่นสองพันห้าร้อยบาทถ้วน)”
• รายชื่อเรียงเป็นคอลัมน์ (เช่น รายชื่อกรรมการในคำสั่ง) — เปลี่ยนรูปแบบย่อหน้าเป็น “รายชื่อ (แท็บ)” แล้วพิมพ์ ชื่อ ⇥ แทรกแท็บ (รายชื่อ) ตำแหน่ง ระบบจัดคอลัมน์ให้ตรงกันทั้งในเว็บและ Word
• ข้อย่อย ๑. ๒. — พิมพ์ขึ้นต้นด้วย “๑.” แล้วเลือกรูปแบบ “ข้อย่อย ๑. ๒.” จะเยื้องให้ตามแบบ
• บันทึกขออนุมัติแบบหัวข้อ — แม่แบบ “ขออนุมัติ / ขออนุญาต” เรียง ๑. ความเป็นมา ๒. ข้อเท็จจริง ๓. ข้อเสนอ และเปิด “ช่องผู้อนุมัติ” (อนุมัติ / ไม่อนุมัติ) ท้ายบันทึกได้ที่แท็บผู้ลงนาม

รูปแบบหนังสือพิเศษ

• หนังสือเวียน — ติ๊ก “หนังสือเวียน” ที่แท็บหัวหนังสือ ระบบเติม “ว” หน้าเลขทะเบียน
• ลงนามแทน — แท็บผู้ลงนาม ใช้ปุ่ม + ปฏิบัติราชการแทน / + รักษาราชการแทน ตำแหน่งจะเรียงบรรทัดให้ถูก
• ชั้นความลับ — แท็บหัวหนังสือ ตั้งแล้วระบบพิมพ์ชั้นความลับที่หัวและท้ายกระดาษ และปิดการใช้ AI กับห้ามแชร์
• การจัดหน้า — แท็บผู้ลงนาม: กระจายแบบไทย / ชิดซ้าย · คำต่อหน้า · ใช้เลขอารบิก (ปกติแปลงเป็นเลขไทยทั้งฉบับ)

ทำงานเร็วขึ้น

• Ctrl + S บันทึก · Ctrl + P ใช้ปุ่ม 🖨 พิมพ์ / PDF ของระบบแทน (ระบบตรวจก่อนพิมพ์ให้)
• ทำสำเนา — ⋯ ไฟล์ › ⧉ ทำสำเนาเป็นร่างใหม่ ใช้กับหนังสือแบบเดียวกันที่ส่งหลายหน่วยงาน
• ผู้มีบัญชี: ตั้ง ค่าเริ่มต้นของฉัน + สมุดผู้รับ ★ + แม่แบบประจำ แล้วหนังสือประจำจะเหลือแค่แก้วันที่
• ใช้ แม่แบบที่แชร์ ภายในทีม ให้หนังสือของหน่วยงานใช้สำนวนเดียวกัน

บทที่ ๑๑ ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ภาคผนวก ก อภิธานศัพท์

งานสารบรรณ

งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร ตั้งแต่จัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา ยืม จนถึงทำลาย

หนังสือภายนอก

หนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือถึงหน่วยงานอื่น/บุคคลภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑ

หนังสือภายใน / บันทึกข้อความ

หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

หนังสือประทับตรา

หนังสือที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อ สำหรับเรื่องไม่สำคัญตามที่ระเบียบกำหนด

ภาคเหตุ · ภาคความประสงค์ · ภาคสรุป

โครงเนื้อความ ๓ ส่วน: ทำไมจึงมีหนังสือ · ต้องการอะไร · ประโยคปิดท้าย เช่น “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ”

อ้างถึง

หนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อน (ฉบับล่าสุด) ระบุส่วนราชการ เลขที่ และวันที่

สิ่งที่ส่งมาด้วย

เอกสาร/สิ่งของที่ส่งไปพร้อมหนังสือ ระบุจำนวน

หนังสือเวียน

หนังสือฉบับเดียวกันที่ส่งถึงผู้รับหลายราย เติม “ว” หน้าเลขทะเบียนส่ง

ปฏิบัติราชการแทน / รักษาราชการแทน

การลงนามแทนผู้มีอำนาจ ระบุไว้ใต้ตำแหน่งผู้ลงนาม

ชั้นความลับ

ลับ · ลับมาก · ลับที่สุด — ระบบปิด AI และห้ามแชร์

Smart Office

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงาน ใช้ออกเลขทะเบียนรับ–ส่งหนังสือ

แม่แบบ (Template)

โครงหนังสือสำเร็จรูปตามลักษณะเนื้อหา ระบบมี ๑๖ แบบ และสร้างของตนเองได้เมื่อมีบัญชี

Prompt

ข้อความคำสั่งที่ส่งให้ AI ระบบสร้างให้พร้อมเงื่อนไขระเบียบ

JSON

ไฟล์ข้อมูลของร่าง ๑ ฉบับ ใช้สำรองหรือย้ายเครื่อง

CSV

ไฟล์ตารางข้อความ เปิดด้วย Excel ได้ ใช้ส่งออก/นำเข้าหลายฉบับพร้อมกัน

host / เซิร์ฟเวอร์

เครื่องที่ให้บริการเว็บของหน่วยงาน — เอกสารของผู้มีบัญชีเก็บที่นี่

เบราว์เซอร์ (Browser)

โปรแกรมเปิดเว็บ เช่น Google Chrome, Microsoft Edge

Edit Mode

โหมดแก้ข้อความบนกระดาษโดยตรงก่อนพิมพ์ (ไม่บันทึกกลับเข้าฟอร์ม)

PDPA

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒

ภาคผนวก ข แหล่งอ้างอิง

1. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ (ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐ และ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔
2. สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน). เอกสารบรรยาย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔. www.dga.or.th
3. พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ — สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล www.pdpc.or.th
4. ศึกษาจากตัวอย่างหนังสือราชการจริงของสำนักงานสาธารณสุขอำเภอหนองม่วงไข่ และสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดแพร่ (ใช้กำหนดแม่แบบและสำนวน)
5. Google Chrome Help — Print from Chrome · Microsoft Support — Install or uninstall fonts in Windows

ภาคผนวก ค รายชื่อแม่แบบ และสรุปปุ่ม

แม่แบบเนื้อหา ๑๖ แบบ

และ 📄 หน้าว่าง สำหรับเริ่มเขียนเองทั้งหมด

สรุปปุ่มในหน้าร่าง